Politique de confidentialité

Nos deux rôles, et pourquoi la distinction compte

Selon les renseignements en cause, nous n'avons pas le même rôle, et ce ne sont donc pas les mêmes personnes qu'il faut contacter.

• Nous sommes responsables des renseignements de nos propres clients (l'entreprise qui utilise Kodia Portail) et des personnes qui nous écrivent depuis notre site.
• Nous agissons comme fournisseur de services pour les renseignements des personnes qui parlent à l'agent d'un de nos clients. Dans ce cas, l'entreprise cliente est responsable de ces renseignements et nous les traitons pour son compte, selon un contrat écrit. Une demande vise donc d'abord cette entreprise ; nous l'assistons pour y donner suite.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Lucas Papon, Agence Kodia. Vous pouvez le joindre à privacy@kodia.ca.

Ce que nous recueillons

Si vous parlez à l'agent d'une entreprise cliente : le numéro affiché lors de votre appel, la transcription de l'échange, ainsi que les coordonnées que vous fournissez vous-même (nom, téléphone, et parfois une précision comme un numéro d'unité ou de table). Les coordonnées transmises par le formulaire sécurisé ne sont conservées en clair que si vous y consentez ; sinon, seule une empreinte du numéro subsiste. Cette empreinte est calculée avec une clé secrète que seule Kodia détient : sans cette clé, elle ne permet pas de retrouver votre numéro, mais elle reste un renseignement personnel et nous la traitons comme tel.

Si vous êtes cliente ou client de Kodia : votre courriel de connexion, le nom et les coordonnées de contact de votre entreprise, ainsi que les documents que vous déposez pour outiller votre agent.

Si vous nous écrivez depuis notre site : votre nom, votre courriel, votre téléphone et le contexte que vous nous donnez.

Pourquoi

Pour répondre à votre demande et permettre à l'entreprise que vous contactez d'y donner suite ; pour fournir, facturer et soutenir le service auprès de nos clients ; pour assurer la sécurité du service et prévenir les usages abusifs ; et pour répondre à nos obligations légales.

Nous n'utilisons jamais vos renseignements pour entraîner un modèle d' intelligence artificielle. Le fournisseur qui rédige les réponses de l'agent s'engage, par ses conditions de service, à ne pas utiliser vos échanges pour entraîner ses modèles.

À qui nous les communiquons, et où

Nous faisons appel à des fournisseurs pour exploiter le service. Nous n'autorisons chacun qu'aux seules fins décrites ici, et la loi nous impose de l'encadrer par un contrat écrit.

• Supabase (base de données et fichiers) et Vercel (hébergement) : région de Montréal, au Québec.
• Amazon Web Services (mise en forme de la fiche d'un agent) : région de Montréal, au Québec.
• Anthropic (assistant IA qui rédige les réponses) : États-Unis.
• Microsoft Azure (indexation des documents déposés par nos clients) : région Canada Est, en Ontario.
• Resend (envoi de courriels) et Telnyx (envoi de messages texte) : États-Unis. Ces deux services reçoivent l'adresse de destination et le contenu du message envoyé.

Les documents que nos clients déposent et publient pour outiller leur agent sont transmis en texte intégral à l'assistant IA, sans anonymisation préalable, afin qu'il en propose des entrées de connaissance que le client valide ensuite (les documents très longs sont coupés, seul le début est transmis). Le remplacement des coordonnées par des marqueurs, décrit plus bas, s'applique aux messages échangés avec l'agent, pas à ces documents. C'est pourquoi nous demandons à nos clients de ne pas déposer de documents contenant des renseignements personnels de tiers.

Nous conservons aussi, pendant 60 secondes, une donnée dérivée de votre adresse IP lorsque vous utilisez une de nos surfaces publiques. Elle sert uniquement à limiter le nombre de requêtes et à prévenir les abus, et elle n'est jamais rapprochée de votre identité.

Certains de ces traitements ont lieu à l'extérieur du Québec, y compris ailleurs au Canada. La loi encadre ces communications : elles doivent faire l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d'une entente écrite avec le fournisseur. Nous tenons cette évaluation par écrit, fournisseur par fournisseur, et nous vous en communiquons l'état sur demande.

Nous ne vendons vos renseignements à personne et nous ne les communiquons à aucun tiers à des fins publicitaires.

Combien de temps nous les gardons

• Coordonnées transmises par le formulaire sécurisé : 90 jours, puis suppression. Si un rendez-vous confirmé avec vous est prévu après ce délai, elles sont gardées jusqu'à ce rendez-vous, puis supprimées.
• Numéro, nom et transcription d'un appel : selon la durée choisie par l'entreprise que vous avez contactée, puis les éléments qui vous identifient sont effacés. L'échange subsiste alors sous une forme qui ne permet plus de vous reconnaître.
• Demandes transmises à l'entreprise : conservées comme historique de service. Elles sont écrites sans vos coordonnées.
• Messages reçus depuis notre site : un an.
• Compte client : pendant la durée du contrat. À la fermeture du compte, les données du client et les fichiers qu'il a déposés sont supprimés.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement, ainsi que la communication de vos renseignements dans un format technologique structuré. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour exercer un droit, écrivez à privacy@kodia.ca. Si votre demande concerne un échange avec l'agent d'une entreprise, adressez-la à cette entreprise : nous l'aiderons à y répondre. Nous traitons les demandes dans un délai de 30 jours.

Ce que nous faisons pour les protéger

Les accès sont cloisonnés par compte au niveau de la base de données, et non seulement dans l'application. Les coordonnées transmises par le formulaire sécurisé vivent dans une table distincte, avec une empreinte du numéro calculée avec une clé secrète (voir plus haut). Les échanges sont chiffrés en transit. Avant l'envoi à l'assistant IA, les numéros, courriels et adresses repérés dans un message sont remplacés par des marqueurs. Ce remplacement est activé pour tous nos clients ; seule Kodia peut le désactiver, à la demande écrite d'une entreprise cliente. Il vise les messages échangés, pas les documents déposés par nos clients (voir plus haut).

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et nous consignons l'incident dans un registre.

Modifications

Nous revoyons cette politique à chaque évolution notable du service, et au moins deux fois par année. La date de mise à jour figure en tête de page.